邢台学院电子文件归档与管理暂行办法（试行）
发布时间：2022-03-19 查看次数：
第一条 为了适应邢台学院信息化建设需要，规范学校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二条 基本术语解释
1.电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
4.物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
5.电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
6.电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
7.电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
8.背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9.元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、文字处理和图形工具软件、字符集等数据。
第三条 学校各部门、各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件均应列入收集积累范围（参见纸质邢台学院各类档案归档范围及保管期限）。收集积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件；按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件；电子文件载体类型分为光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。
第四条 电子文件收集积累要求
1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，归档材料要全部转为PDF格式后归档保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。
2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。
7.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程
中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。
8.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。
对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档.
第五条 电子文件归档
电子文件归档可采用“逻辑归档”、“物理归档”二种方式。依托学校校园网平台进行电子文件和信息交换的单位，应与综合档案室的数字档案系统之间建立无缝集成的接口，实现“自动实时归档”。其它单位则可通过“远程归档”和“物理归档”来实现电子文件的归档。电子文件归档操作一般由形成部门和单位完成；归档后则由综合档案室工作人员进行归档整理，并注明归档标识。
（一）逻辑归档的基本要求
1.逻辑归档是通过档案管理系统远程归档实现，归档权限由综合档案室配置给各部门档案员，部门档案员要严格按规定履行权限；综合档案室负责对各部门档案员进行电子文件归档操作培训。
2.已经具有文件形成/处理系统的单位应提供数据接口，允许数字档案管理系统定期捕获电子文件及其部分元数据。
3.各部门档案员应根据电子文件元数据标准真实详细地著录电子文件元数据，并上传电子文件。
4.在远程归档之前应严格检查电子文件的完整性和有效性。
5.远程归档后，综合档案室工作人员应对归档电子文件及其元数据作详细的审核鉴定，确认无误后才能将电子文件保存入库。
（二）物理归档的基本要求
采用物理归档的部门或单位，电子文件承办人要及时将应归档的电子文件通过光盘或移动磁盘等介质，向各部门档案员实施物理归档。物理归档基本要求如下：
1.各部门档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件承办人共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。
2.电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。
3.各部门、各单位办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。
4.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。
第六条 采用物理归档的部门，一般应在每年6月底前，将
上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向综合档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。
第七条 电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。各单位文件管理员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。
第八条 综合档案室接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
检验项目如下：
1.载体有无划痕，是否清洁；
2.有无病毒；
3.核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
5.对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填入《邢台学院归档电子文件登记表》，双方签字或盖章。登记表一式两份，一份由电子文件形成单位保存，一份由综合档案室保存。
第九条 归档电子文件的整理
1.把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行
相对集中分类组织存储载体。
2.归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。
3.电子文件的分类方案按本校制定的《邢台学院档案实体分类方案》编制实体分类号。
4.存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。
存储载体类型代码为：SX12-光盘；SX13-录像带；SX14-磁盘；SX15-磁带等。
文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号—文件件号。
5.把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
第十条 归档电子文件要制作一式两套，一套封存保管，一套查阅利用。
第十一条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。
第十二条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：
1.封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。
2.电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的相关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。
第十三条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁，需请有关部门和档案部门审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。
第十四条 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第十五条 综合档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第十六条本办法自发文之日起施行，由综合档案室负责解释。
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