邢台学院《归档文件整理规则》实施办法

（试 行）

为适应档案管理现代化需要，规范我院归档文件整理方法，依据国家档案局《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2015），结合我校实际，制定邢台学院《归档文件整理规则》实施办法。

一、范围

本《办法》适用于我校各立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的归档文件的整理，包括纸质和电子文件材料。

二、术语和定义

1.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.件 ：归档文件的整理单位。

4.档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

三、整理原则

归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

四、一般要求

1.组件（件的组织）

（1）件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（2）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

2.分类

（1）立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

（2）我校采用“年度—机构（问题）—保管期限“分类法。

按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。

3.排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.编号

（1）归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

（2）档号的结构为：全宗号-年度-机构（问题）-保管期限-件号。

如“O164-2017-DQ11-Y-1”。

（3）档号按照以下要求编制：

全宗号：邢台市档案馆给立档单位编制的代号。(邢台学院统一为O164)

年度：以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”。

保管期限：分为永久、长期、短期、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“C”、“D”、“D30”、“D10”标识。

机构（问题）代码：机构（问题）代码采用2位汉语拼音字母标识，如党群类代码为“DQ”等。

件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。

（4）归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

（5）归档章应包括档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、机构、件号、页数。归档章式样如下：

5.编目

（1）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

（2）归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。

（3）归档文件目录由档案管理系统生成。目录表格采用A4幅面。

五、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

1.修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整；已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制；文件要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

2.装订

（1）归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

（2）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、塑料封等装订材料进行装订。

（3）归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

3.编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码; 页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角的空白位置;文件材料已印制成册并编有页码的,可以保持原有页码不变。

4.装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

（1）档案盒

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等）。

档案盒应采用无酸纸制作。

（2）备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

六、电子文件在线归档的整理要求

1.归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“四一般要求”的规定。

2.电子文件在线归档的具体操作步骤：

（1）登陆Internet浏览器，在地址栏输入档案室服务器的IP地址，进入《邢台学院-南大之星档案管理系统6.0》界面，输入用户名和密码（档案室已给每一个立档部门创建并授权了用户代码及密码），进入档案网络管理系统《档案信息管理》界面。

（2）在档案网络管理系统《档案信息管理》界面中点击“部门-打开-添加文件”，之后逐项录入界面中各项内容，必填项为：“一级目录，二级目录，实体分类号，文件案卷号及件号，正题名，第一责任者，页数，文件时间，归档单位，输入员”，最后点击“添加”按键，即完成。

（3）电子文件上传步骤：打开已录入好的电子文件，点击全文下方的图标，点击“电子文件上传”，即完成。上传完毕，全文下方的图标显示为黄色。

七、归档文件的移交

学校各立档单位分别负责本单位的归档工作；各单位兼职档案员在完成上述工作后负责向档案室移交档案并办理交接手续。

附件：《邢台学院各类档案归档范围及保管期限表》

　　　　　　　　　　　　　　　　邢台学院

　　　　　　　　　　　　　　　2017年5月22日