邢台学院档案管理办法
（修 订）
第一章 总 则
第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和管理等各项工作中的作用，更好地为学院的改革、建设与发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》等规定，结合我院实际，特制定本办法。
第二条 学校的各类档案是指本校师生员工在从事教学、科研、管理等各项工作活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志，也是学校评估工作的重要内容。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一，做到“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 学校各部门和全体师生员工应遵守本办法，并都有收集、整理、立卷、归档、保护、利用的权利和义务。
第五条 学校各类档案是学校各项工作的真实历史记录和宝贵财富，实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 领导体制和机构设置
第六条 学校档案工作由上级教育行政管理部门和业务主管部门领导,同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第七条 学校档案工作由院长主管，各立卷单位确定一名负责人主管本部门的档案工作，并确定一名工作人员具体承办本部门档案管理工作。
第八条 学校综合档案室是学校档案工作的管理部门，负责对全校各门类档案实行集中统一管理，挂靠在校长办公室。
第九条 学校实行部门立卷归档制度，各独立职能机构为立卷单位，负责本部门档案材料的收集、整理工作，按规定定期向学校综合档案室移交有关档案。
第十条 学校综合档案室的基本职责
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令、规定，规划全校档案工作。
（二）制订和组织实施学校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管、保护学校的各类档案及有关资料。
（四）开展和做好档案开放和利用工作。
（五）开展档案编研和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。
（六）建立健全学校档案工作网络，负责对学校档案工作人员的业务培训。
（七）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校师生员工的档案意识。
（八）做好防火、防盗、防虫、防水、防潮、防鼠、防尘、防高温、防强光（以下简称“九防”）工作，确保档案安全。
（九）使用和维护好“邢台学院档案管理系统”，做好电子文件的管理工作。
（十）严格执行保密制度，做好档案密级划定和守密、解密工作。
（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第十一条 学校各单位具体负责档案管理工作人员的职责
（一）各二级学院、部、处室要根据实际情况安排1名工作人员具体负责本部门档案工作。
（二）在本单位领导和综合档案室的指导下，实施学校档案工作计划、规划。贯彻执行学校档案工作的各项政策、规定。
（三） 负责本单位在工作中形成的文件材料、声像材料、实物资料的收集、积累、整理、立卷和向学校综合档案室移交档案等工作。
第三章 经费、库房和设备
第十二条 档案工作所需经费列入学校年度预算，需重点建设时应单列专款或统筹安排，各部门应对本部门档案工作所需的设备给予经费支持。
第十三条 档案库房和业务用房应符合国家档案建筑设计规范, 并配置恒温、恒湿设备，达到“九防”要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应设备，确保档案存放安全。
第十四条 学校应有计划地为综合档案室配置复印、缩微、扫描、电脑等设备，以适应档案管理现代化的需要。
第四章 文件材料的立卷归档
第十五条 学校建立归档制度，各基层单位要制订相应的档案工作规范，把档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档文件材料完整、准确、系统地归档保存。
第十六条 学校所有工作人员在从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照国家规定，收集齐全并及时向本部门档案工作人员以及学校综合档案室移交，实施集中管理，任何人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。
第十七条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。由各部门、课题组指定专人对在工作中形成的文件材料，按其自然形成规律，进行系统整理、组卷，编制页码或件号，经综合档案室检查合格后进入档案网络管理系统在线归档，在规定时间内向综合档案室移交。
第十八条 归档文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰、规格统一、签字齐备，文件和声像材料符合有关规范和标准。
第十九条 归档范围
凡是反映本校教学、科研、管理等各项工作活动，并具有查考利用价值的各种文件材料，均属归档范围，详见《邢台学院各类档案归档范围和保管期限表》。纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
第二十条 归档要求
（一）归档的同一类的文件材料应格式一致、书绘装订工整、字迹图像清晰、材料质量优良。
（二）归档材料禁用圆珠笔、铅笔书写，归档的材料原则上要求必须是原件。
（三）归档材料应收集齐全、完整，审核、签发手续完备。
（四）归档材料不同保管期应分别组卷，卷内文件排列条目有序。
（五）登录学校档案网络管理系统，按要求添加案卷及文件目录。
（六）按卷整理的要填好卷盒封面和备考表。按件整理的要填写档号章。
（七）整卷装订的案卷要整齐、结实、美观，不整卷装订的案卷按份数分别用线装订。
（八）从档案管理系统中打印《归档材料目录》一式两份（一份部门自存留查，一份随材料交综合档案室），并由交接双方签字。
第二十一条 归档时间
（一）党群类、行政类、出版类、外事类档案在次年六月底前归档。
（二）教学类档案在次年寒假前归档。
（三）科研类档案在项目完成鉴定后两个月内归档。
（四）基建类档案在项目竣工验收后两个月内归档。
（五）设备类档案在仪器设备安装调试后两个月内归档。
（六）财会类档案在每年年终立卷，由财务部门保管一年，于次年六月底前归档。
（七）声像类档案在录制编辑试放后两个月内归档。
第五章 档案管理
第二十二条 学校综合档案室按照《邢台学院档案实体分类法》与《邢台学院归档文件整理规则》的规定，对档案进行统一分类、编目、排架。
第二十三条 要切实加强档案库房的技术管理，库房应配备“九防”等相应设备。
第二十四条 学校综合档案室建立和健全有关规章制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患及时向领导汇报解决。
第二十五条 学校综合档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。
第二十六条 档案鉴定与销毁
（一）由综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定。
（二）学校综合档案室应对保管期限已满、已失去保存价值、需要销毁的档案进行鉴定，并造册报院长批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十七条 学校各类档案按其价值确定保管期限为永久保管、长期保管（16-50年）和短期保管（15年）三种。
第二十八条 档案统计工作
（一）综合档案室在每年年初做好上年度档案工作基本情况统计，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
（二）对档案的收进、移出、销毁案卷数量、档案的利用等情况进行统计，建立健全统计台帐；
第六章 档案的利用与开放
第二十九条 学校综合档案室按照规定向全校和社会开放档案
（一）凡我校教职员工均可凭工作证或本部门证明，在说明利用档案的目的和范围，办理登记手续后即可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制。
（二）利用本人的学籍、学位档案，须持本人毕业证书或毕业证复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人身份证并持有委托人的毕业证书复印件。如毕业证丢失须持本人所在工作单位证明和本人身份证。
（三）校外单位或个人利用学校文书档案，须持本人工作单位介绍信，办理利用手续。
（四）查阅党委会议、院长办公会议记录等涉及重大问题和重要机密的档案，经主管档案室领导批准后，在阅览室内查阅。
（五）对借出档案，档案管理部门要定期催还，发现意外，须在第一时间以书面形式及时汇报。
（六）利用档案时，禁止私自拆卷、勾划、涂改、抽换卷内文件和损坏、丢失各类载体档案，否则，予以严肃处理，并对反映本校历史沿革的永久保存的文献、实物等予以赔偿。
（七）未经本校授权，任何组织和个人无权公布档案。
（八）加盖档案机构利用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十条 档案保密
（一）档案工作人员要严格遵守党和国家的保密制度，严禁在公共场所和无关人员面前谈论档案内容。不该看的机密不看，不抄录含机密内容的档案。
（二）严格执行档案利用制度。利用人员不准将档案材料擅自带出综合档案室。未经档案工作人员同意，不准私自复制、抄录有关档案内容，确因工作需要，须经档案工作部门同意，并严格履行手续。
（三）对库藏档案进行定期检查，及时收回外借档案，发现问题应及时报告，并采取必要的补救措施。
（四）每工作日结束时，应将当日未办完的各类档案放回档案柜内，严禁乱放，以防丢失。
第三十一条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，由学校给予行政处罚或依法追究刑事责任：
第七章 附件
第三十二条 本办法自发布之日起执行。
第三十三条 本办法由校长办公室负责解释。
2017年5月22日
